Enroll: Procesar sus Datos en Enroll

Primeros Pasos con Enroll: la Página de Inicio

La página de inicio de Enroll le permite iniciar una nueva actualización de datos o continuar trabajando en datos que se iniciaron pero no se completaron. Para volver a esta página en cualquier momento, seleccione Enroll en la parte superior de la página.

Para iniciar una nueva actualización de datos, seleccione Procesar archivos (Process files). Si es la primera vez que carga archivos, esta es la única opción en la página (consulte el primer ejemplo a continuación). Si ya inició otra actualización y desea comenzar de nuevo con archivos nuevos, Procesar archivos es la segunda opción; consulte el segundo ejemplo a continuación.

Si comenzó a enviar datos anteriormente y regresa para finalizar, seleccione Continuar (Continue) para reanudar ese proceso.

Paso 1: Enviar Datos

Acción: Seleccione sus archivos de Alumn@s (Student), Maestr@s (Faculty) y Listas (Roster) y seleccione Subir (Upload). Para más información sobre estos archivos, vea Preparación de Archivos para el Envío de Datos a myON.

Nota: El archivo Listas (Roster) no es necesario, pero se recomienda ya que crea ‘’grupos’’ en myON, asignando alumn@s a las listas de maestr@s automáticamente.

Paso 2: Seleccione los Colegios

Una vez que haya subido sus archivos, Enroll comenzará a procesarlos. La validación de archivos comienza aquí: Enroll verifica que el archivo esté en el formato correcto con el número correcto de columnas y una fila por cada usuari@ para agregar o cambiar. Si no hay problemas de formato con sus archivos, recibirá un mensaje que sus hojas de cálculo se guardaron correctamente.

Si hay problemas de formato con sus archivos, Enroll le alertará con un mensaje de error. Si recibe un mensaje de error, asegúrese que:

• Sus archivos siguen las convenciones de nomenclatura requeridas.
• Tiene las columnas correctas en sus archivos.
• Los encabezados de las columnas tienen el nombre correcto.
• No hay caracteres diacríticos presentes en su archivo. Por ejemplo,
  â, €, ñ, etc.

Acción: Una vez que haya solucionado los problemas en sus archivos, deberá volver a enviarlos siguiendo los mismos pasos.

En este paso, debe seleccionar qué colegios del distrito deben actualizarse. Enroll selecciona automáticamente todos los colegios, pero si solo desea actualizar ciertos colegios, asegúrese de que solo estos colegios estén marcados. Si solo tiene un colegio para administrar datos, solo ese colegio aparecerá en la lista de selección. Puede volver a enviar archivos tantas veces como sea necesario hasta que el archivo se envíe sin errores.

Nota: si ve un valor “desconocido” ("unknown") en la columna del edificio, Enroll le notifica que un ID del colegio (school_ID) en uno de sus archivos .csv no es un ID válido en myON, o está asignando usuari@s a una cuenta que no tiene una suscripción myON activa. Enroll no podrá procesar a est@s usuari@s. Si cree que se trata de un error, comuníquese con el soporte técnico de myON para obtener ayuda. Vea el ejemplo a continuación:

Acción: Una vez que haya seleccionado los colegios que desea actualizar, seleccione Enviar (Submit).

Paso 3: Validar Datos

Ahora que el formato del archivo se ha validado y el archivo se ha actualizado, Enroll verá los archivos .csv para verificar que se puedan subir a myON. Cualquier solución de problemas de datos se realizará en esta etapa. Los posibles escenarios incluyen:

• ID Únicos Duplicados que Pertenecen a Más de Un(a) Usuari@ (Duplicate Unique IDs belonging to more than one user):
  

  Cada número de identificación debe ser único. Para corregir este error en Enroll, puede seleccionar un(a) usuari@ para procesarlo en myON y el/la otr@ usuari@ será ignorad@, o puede actualizar las ID en sus archivos e iniciar una nueva sesión de envío de datos.

  

• Grados No Reconocidos (Unrecognized grades):
  

  Si el archivo del(a) alumn@ contiene grados que Enroll no reconoce, puede indicarle a Enroll en qué grados desea que estén est@s alumn@s.

  Los valores de grados aceptados son PK, K y cualquier valor del 1 al 12. Todos los demás valores serán marcados.

  

• Usuario@ Duplicados (Duplicate Usernames):
  

  Cada nombre de usuari@ debe ser único para cada usuari@. Para corregir este error en Enroll, puede seleccionar un(a) usuari@ para procesarlo en myON y el/la otr@ usuari@ será ignorad@, o puede actualizar las ID únicas en sus archivos e iniciar una nueva sesión de envío de datos.

  

• IDs Únicos en Blanco (Blank Unique IDs):
  

  Si se envía un(a) usuari@ sin una identificación única, puede ingresar la identificación manualmente. Todos l@s usuari@s deben tener una identificación única.

  

• Contraseñas Faltantes (Missing passwords):
  

  Si no se proporcionan contraseñas en sus archivos CSV, puede:

  • Ingresar manualmente la contraseña.
    
  • Generar contraseñas para est@s usuario@s utilizando un generador de patrones seleccionando Generador de Contraseñas (Launch Password Generator). El generador le permite crear contraseñas por lotes, por rol (alumn@ o maestr@) y colegio.
• Usuari@s Faltantes (Missing Usernames):
  

  Los nombres de usuari@ deben ser únicos. Si los nombres de usuari@ no están incluidos en sus archivos .csv, puede:

  • Ingresar manualmente un nombre de usuari@.
    
  • Generar nombres de usuari@ seleccionando Generador de Usuari@s (Launch Username Generator). El generador le permite crear nombres de usuari@ en lotes, por rol (alumn@ o maestr@) y colegio.
• Datos Requeridos Faltantes (Missing Required Data):
  

  Si los datos requeridos, como nombre, apellido o grado (para alumn@s) no están presentes en los archivos .csv, verá los registros en cuestión y podrá proporcionar la información que falta. **NOTA: Puede completar la información que falta directamente en Enroll o puede corregir sus archivos .csv y comenzar de nuevo el proceso de envío de datos; la mejor opción es actualizar los archivos .csv.

  

Acción: Haga las correcciones necesarias, y presione Guardar (Save).

Paso 4: Seleccione Método de Importación

Ahora que los archivos se han subido y verificado, es momento de insertar los datos del(a) usuari@ en myON. Para hacer esto, debe seleccionar un método de importación. Hay dos métodos de importación para elegir:

1. Método Aditivo (Additive Method)
   
   Elija el método aditivo si solo desea agregar, mover o modificar usuari@s. Esto se utiliza mejor cuando carga usuarios por primera vez en myON o para cambios más pequeños durante el año escolar y nunca desactivará a ningún(a) usuari@.
2. Método de Actualización (REGRESO A CLASES) (Refresh Method (BACK TO SCHOOL))
   
   Este método desactivará a cualquier usuari@ que no esté incluid@ en el archivo .csv que acaba de validar y que está listo para enviar. Agregará a todos l@s usuari@s de los archivos con los datos incluidos. Por ejemplo, se podría incluir un nuevo grado con l@s alumn@s cuando regresen a la escuela después del verano, o se podría asignar a un(a) alumn@ a una nueva clase. Este método borra la información del(a) usuari@ y lo/la reemplaza con datos en los nuevos archivos. Cualquier información de uso histórico permanecerá en myON para l@s usuari@s incluid@s en los nuevos archivos .csv. NOTA: ESTE PROCESO DESACTIVARÁ A CUALQUIER(A) USUARI@ NO INCLUIDO EN LOS ARCHIVOS .CSV PROPORCIONADOS. POR FAVOR UTILICE LA OPCIÓN ACTUALIZAR CUIDADOSAMENTE.
   

Acción: Una vez que haya seleccionado el mejor método, presione Agregar (Submit) para continuar.

Paso 5: Revisar Conflictos

En el paso 3, Enroll validó los datos dentro de los archivos que cargó. Ahora, la validación es entre el archivo y lo que está actualmente cargado en el sitio de myON. Enroll ahora se comunicará con myON para garantizar que los nuevos datos puedan ingresarse. Algunos conflictos que quizás deba resolver incluyen:

• Conflicto de Usuario (Username Conflict)
  
  Este conflicto existe cuando un(a) usuari@ en sus archivos .csv tiene el mismo nombre de usuari@ que un(a) usuari@ myON activ@ existente en la cuenta. Los nombres de usuari@ deben ser únic@s en todo el distrito para tod@s l@s usuari@s activ@s. Enroll le proporcionará opciones para resolver este conflicto. Si elige agregarlo como un(a) nuev@ usuari@, se le pedirá que cambie la información del(a) usuari@ existente o que lo(a) elimine.
  
• Conflicto de ID y usuar@ (Conflicto Triangular) (Conflicting ID and Username (triangle conflict)
  
  Un conflicto triangular ocurre cuando un(a) usuari@ de Enroll comparte una identificación única con un(a) usuari@ existente en myON (activ@ o desactivad@) y también comparte un nombre de usuari@ con un(a) segund@ usuari@ activ@ de myON. Enroll le proporcionará opciones para resolver este conflicto. Si elige fusionarse según el ID o el nombre de usuari@ o agregarlo como un(a) nuev@ usuari@, se le pedirá que cambie la información de l@s usuari@s existentes o que l@s elimine.
  

Acción: Una vez que se resuelvan todos los conflictos, verá el recuento de actualizaciones y la opción para aprobar y finalizar la actualización. Esto prepara los datos para pasar a myON, pero aún no están listos para que sus usuari@s inicien sesión.

Paso 6: Mandar a myON

Acción: Seleccione ¡Aprobar! (Approve!) Esto mueve los datos a myON. L@s usuari@s que haya subido ya pueden iniciar sesión.

¡Felicitaciones, ha actualizado exitosamente sus datos en myON!